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Projektmanagement – mit Methodik zu mehr Nachhaltigkeit

Mit den richtigen Tools zur Nachhaltigkeit eines jeden Projekts beitragen

StrategieVerantwortungStakeholder

Methodik für Jedermann 

Ob im Studium, im Job als Angestellter oder als Selbstständiger, als Gründer oder als Lehrer: Projektmanagement ist für die meisten von uns von Relevanz – auch dann wenn wir meinen, dass es keine Rolle spielt. Denn spätestens nach der Lektüre dieses Artikels wird der ein oder andere feststellen, dass seine intuitive Methodik, an Aufgaben und Herausforderungen heran zu gehen, geläufigen Projektmanagement-Tools sehr ähnlich ist.

Dennoch fangen vielen Menschen beim Wort Projektmanagement die Ohren an zu schlackern. Das Angebot in diesem Bereich ist unübersichtlich und oft weiß man nicht, wo man anfangen soll.  Wahrscheinlich könnte man mit der vorhandenen Fachliteratur einen Turm bauen so hoch wie der Eifelturm. Auch das Angebot an Online-Tools und Projektmanagement-Softwares ist unüberschaubar. Aber nur weil man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht, kann Projektmanagement doch wirklich helfen, Projekte effektiver und vor allem auch nachhaltiger zu gestalten! Projekte mit einem gewissen Nachhaltigkeitsanspruch unterscheiden sich auf den ersten Blick nicht grundsätzlich von anderen Vorhaben – jedoch gibt es einige Methoden, die Projektmanagement für Teams mit gewissem Anspruch auf dem Weg zu einer nachhaltigen Umsetzung unterstützen können. Der folgende Artikel möchte kurz umreißen, was Projektmanagement eigentlich genau ist, welche Vorteile es mit sich bringt und drei Tools vorstellen, die sich besonders für nachhaltige und soziale Projekte eignen.

Definition, Zyklus und das magische Dreieck 

Definitionen von Projektmanagement gibt es viele, alle verbindet aber die Untergliederung des Projekts in verschiedene Phasen, wie das folgende Beispiel zeigt: 

 

„Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.“

 
 

Die meisten Projekte, egal welcher Art, durchlaufen in der Regel ähnliche Phasen. Mal wechselt die Reihenfolge, mal überspringt man einen Schritt oder muss zu vorherigen Schritten zurückkehren – jedoch lässt sich fast jedes Projekt in den folgenden Kreislauf einordnen. 

Test
Der Projektmanagement-Zyklus

In der einschlägigen Literatur begegnet man auch immer wieder dem „Magischen Dreieck“ des Projektmanagements, welches die drei wichtigsten Faktoren eines jeden Projekts ins Verhältnis setzt: Leistung/Qualität, Zeit/Termin und Kosten/Ressourcen. Diese drei Faktoren sollte man sich während der einzelnen Phasen und Schritte immer wieder vor Augen führen und sich die folgenden Fragen stellen:

Kosten: Welches Budget steht zur Verfügung? Was kostet mich die Umsetzung des Projektes?

Zeit: Wie viel Zeit steht mir für die Umsetzung meines Projektes zur Verfügung?

Leistung: Was soll eigentlich während des Projektes entstehen? Und in welcher Qualität?

Nur wenn diese Faktoren ausbalanciert sind und in einem Projekt gleichermaßen Beachtung finden, wird ein Projekt erfolgreich sein. Ein weiterer wichtiger Grundsatz im Projektmanagement ist die Planung vom Groben ins Detail. Ein erstes Konzept sollte noch nicht beinhalten, was genau im Projektverlauf passieren muss, sondern einen ganzheitlichen, groben Überblick liefern. Detailplanung wird im fortschreitenden Projekt immer wichtiger und sollte nicht außer Acht gelassen werden.
Ein gutes Projektmanagement bringt dann zum Beispiel folgende Vorteile mit sich:

  • Es steigert die Konzentration auf wichtige Aufgaben.
  • Zielorientierung und Wirtschaftlichkeit werden gefördert.
  • Die Kommunikation wird erleichtert.
  • Es können Ressourcen eingespart werden.
  • Durch effektive Teamarbeit steigert man das Leistungspotential.
  • Das Handeln/Entscheidungen werden für Dritte nachvollziehbar.
  • Es macht Kooperationen einfacher.

Viele der genannten Vorteile treffen auf fast alle Projekte zu, sind aber für nachhaltige Projekte meist noch wichtiger. Relevant ist meist der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen sowie die Nachvollziehbarkeit gegenüber Dritten wie zum Beispiel bei der Durchführung einer Crowdfunding-Kampagne oder auch bei der Kommunikation der Mittelverwendung von Spendengeldern von Dritten. 

SWOT-Analyse, Stakeholderanalyse und Logical Framework Approach

Im Folgenden werden drei Methoden des Projektmanagements dargestellt, die sich besonders für nachhaltige Projektarbeiten eignen.

  1. Die SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse – (Kurzform für Strenghts/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Opportunities/Chancen und Threats/Risiken) betrachtet sowohl die internen als auch externen Schwächen eines Unternehmens.

Dieser Ansatz ermöglicht es Schwächen und Stärken, aber auch Chance und Risiken eines Projekts aufzuzeigen und in ein Verhältnis zu setzen. Die SWOT-Analyse orientiert sich an der folgenden Matrix, die zusammen mit einem Team erarbeitet werden kann: 

Das SWOT-Diagramm

Warum eignet sich die SWOT-Analyse für nachhaltige Projekte? Die Analyse ist recht einfach selber durchzuführen und zeichnet ein sehr umfangreiches Bild von der Projektumgebung auf. Auch für kleine Projekte, die nur aus ehrenamtlichen Mitarbeitern besteht, kann eine SWOT-Analyse ohne viel Aufwand und Vorwissen durchgeführt werden.  Die Analyse lässt sich gut im Team durchführen – so lernt auch jeder selber noch einmal mehr über das Projekt und die Einschätzungen der anderen Teammitglieder kennen. Zudem lässt sich bei der SWOT-Analyse  sehr gut ein eigener Fokus setzen, man kann zum Beispiel die nachhaltige Produktionsweise eines Produktes sowohl als Chance auf dem Markt aber auch als Schwäche auf Grund von höheren Kosten auslegen. Zudem lassen sich selbst kleinste Projekte, die nur von einer Person durchgeführt werden, „swoten“.

Mehr Infos zur SWOT-Analyse und eine genaue Durchführungshilfe findet man HIER

  1. Die Stakeholderanalyse

Ein Projekt zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass Menschen mit verschiedensten Einflüssen, Werten, Vorstellungen und Qualifikationen zu einem bestimmten Th­ema zusammenkommen. Meist sind die beteiligten Stakeholder in nachhaltigen oder sozialen Projekten sehr wichtig, denn sie stellen oft die wichtigste Ressource dar. So zum Beispiel bei Vereinen, die in der Flüchtlingshilfe mit vielen Ehrenamtlichen tätig sind.
Wer ein Projekt erfolgreich umsetzen möchte, sollte sich bewusst werden, welche Personen noch am Projekt beteiligt sind – das können sowohl die eigenen Teammitglieder als auch Ehrenamtliche, Geldgeber oder Gegner eines Projekts sein.

Eine Stakeholderanalyse lässt sich in vier Schritten durchführen:

  1. Identifizierung der Stakeholder.
  2. Analyse der Stakeholder.
  3. Wer aus (1) und (2) kann wie das Projekt zum Scheitern bringen?
  4.  Ableitung von Konsequenzen für das Stakeholdermanagement und Maßnahmen für   das Risikomanagement definieren.

Für die einzelnen Schritte gibt es verschiedene Methoden bzw. Hilfestellungen genauso wie für eine Auswertung der Ergebnisse. Aber auch schon eine einfache Darstellung auf einem Flipchart mit Merkmalen der verschiedenen Beteiligten, kann dazu führen, die Stakeholder besser kennen zu lernen und Fehler vor allem in der Kommunikation zu vermeiden.Weitere Informationen gibt es HIER.

  1. Logical Framework Approach

Eine etwas strategischere und komplexere Methode ist der Logical Framework Approach – kurz LFA. Hierbei ist der Ansatz eine Matrix zu erstellen, die sich aus vier Spalten und vier Zeilen zusammensetzt, die in eine Beziehung gesetzt werden.

Die vertikale Logik der Matrix beschreibt die Zielhierachien eines Projekts. Dabei kann man zum Beispiel herausarbeiten, welche gesellschaftliche Wirkung (Impact) ein Projekt erreichen soll. Die gesellschaftliche Wirkung kann aber nicht gleichzeitig ein konkretes Ziel eines Projekts sein. Die Projektzielbeschreibung findet in der Matrix eine Ebene tiefer statt. So werden die Ziele von Projekten auf der vertikalen Logik der Matrix in ihre Elemente zerlegt.

Die horizontale Logik der Matrix beschäftigt sich mit Indikatoren, wie man die Ziele erreicht, wie sich diese Indikatoren nachweisen lassen und welche Annahmen dafür getroffen werden müssen.

Typische Logical Framework Matrix

Der Logical Framework Approach eignet sich deshalb so gut für nachhaltige Projekte, da ganz klare Ziele formuliert werden können, die sich nicht unbedingt nur auf einer Projektebene abspielen. Die Matrix lässt zum Beispiel die Überlegung zu: „Was ist mein gesellschaftlicher Impact, wie kann ich diesen nachweisen, welches Projektziel brauche ich um dort hinzukommen und welche Arbeitspakete muss ich dafür schaffen?“.  Zudem befasst sich der LFA bereits konkret mit der Nachweismöglichkeit, die oft in nachhaltigen Projekten eine Größere Rolle spielt, weil sie diese oft erst gerechtfertigten. So kann ein Projektziel zum Beispiel der Erhalt des Regenwalds und die Nachweismöglichkeit eine messbare, wiederaufgeforstete Fläche sein.

Die Matrix scheint auf den ersten Blick komplex, kann aber bei sorgfältiger Bearbeitung das Grundgerüst für ein erfolgreiches Projekt sein, welches bereits die Methodik zur Erfolgsmessung mitliefert.

Weitere Infos zur Durchführen des LFA gibt es HIER

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